Brief to często niedoceniany dokument który jest omijany czy marginalizowany przy nawiązywaniu współpracy z agencjami marketingowymi. Zlecając jednak im pracę zdecydowanie, warto sporządzić brief oraz przekazać wszystkie ustalenia i podsumowania odnośnie kampanii promocyjnej właśnie w tym dokumencie. Poniżej prezentujemy wszystkie najważniejsze informacje o briefie oraz tym czym jest, dlaczego, warto go stworzyć oraz jak stworzyć poprawny dokument pod kątem formy i treści. Szczegóły poniżej.
Czym je brief?
Brief to dokument, który jest przekazywany agencji marketingowej ze zleceniem utworzenia kampanii reklamowej. Zawiera on w sobie podsumowane i zwięźle opisane szczegóły kampanii, dane i informacje potrzebne do rozpoczęcia budowania przekazu reklamowego. Brief obecnie nie jest wymagany przez większość agencji, choć te profesjonalne przeważnie nalegają na jego przekazanie. Również jego przekazanie jest w dobrym tonie i realnie wpływa na efektywność tworzenia całej kampanii reklamowej. Brief jest dokumentem technicznym. Oznacza to, że mamy skupiać się nad treścią, a nie na formie, choć ta również powinna być zadbana i odpowiednia, aby przekazane dane były czytelne i zrozumiałe. Brief może mieć różne formy — zarówno papierowe jak i elektroniczne. Nie istnieje jeden szablon czy wzór, według którego się go tworzy, a każdy brief będzie wyglądał nieco inaczej z uwagi na inną charakterystykę zlecenia. Brief jest zatem dokumentem, który zawiera zlecenie promocji i wszystkie informacje z nią związane, które klient przekazuje agencji marketingowej mającej uruchomić tę promocję.
Dlaczego warto go poprawnie napisać?
Ogólnie istnieje bardzo wiele plusów i korzyści stworzenia briefu. Pierwszym z nich jest łatwiejsza współpraca. Przekazania wszystkich danych w usystematyzowany sposób z pewnością wpłynie na bezproblemowe wdrożenie zamawianej promocji. Pracownicy agencji mając wszystkie informacje o zamawianej usłudze pod ręką, po prostu ja wykonają. Nie będą musieli dopytywać nas o szczegóły lub nie będą musieli wyszukać informacji szczątkowych z dialogów i korespondencji e-mail. Wpłynie to również na zapobieganie błędom czy wykonaniom pewnych elementów w niewłaściwy sposób. Dzięki temu unikamy zatem nieporozumień czy opóźnień.
Przekazanie briefu to też skuteczniejsza i efektywniejsza praca zespołu agencji marketingowej. Jeśli otrzyma ona wszystkie uporządkowane i jasne dane, będzie mogła zacząć pracę szybko oraz skutecznie. Wiedząc, na czym jako klientom nam zależy, agencja będzie wykonywała ściśle plan promocji. Dzięki temu my otrzymamy dokładnie taką promocję, na jakiej nam zależało, a agencja będzie mogła wdrożyć ją skutecznie i efektywnie. Stworzenie i przekazanie briefu jest również realnym sposobem, dzięki któremu jako klienci możemy wpływać na promocję. Jest to jedyny tak istotny sposób, poprzez który możemy wspomagać agencje i mieć realny wpływ na prowadzenie kampanii promocyjnej. Samo tworzenie briefu nie jest trudne czy skomplikowane, a wymaga jedynie poświęcenia pewnej ilości czasu. Dzięki stworzeniu briefu osiągniemy bardzo wiele przydatnych i wartościowych korzyści.
Co umieścić w briefie
W briefie powinny znaleźć się różnego rodzaju informacje. Najlepiej jest podzielić je na różne sekcje, tak, aby ich przyswajanie przez specjalistów z agencji było proste i efektywne. W briefie powinny znaleźć się informacje dotyczące budżetu i harmonogramu, grupy docelowej, celu reklamowego, preferencji form reklamy, naszej wizji, środków przekazu, możliwość marki, promowanego produktu czy kwestie informacyjno kontaktowe wraz z załącznikami i dodatkowymi sekcjami, w których przekazywać będziemy ważne informacje opisowo.
Warto jednak podzielić brief na trzy części. Będzie to część dotycząca naszej marki, samej reklamy oraz kwestii technicznych. Dzięki temu wszystkie dane będą uporządkowane, a my tematycznie będziemy mogli zamieścić wszystkie informacje w briefie. W pierwszej sekcji powinniśmy dodawać informacje kontaktowe, które ułatwią porozumiewanie się między specjalistami a osobami decyzyjnymi z naszej strony oraz informacje o naszej marce, jej mocnych stronach, wizerunku, jaki kreujemy, dotychczasowych działań promocyjnych czy dokładny opis produktu który chcemy promować. W drugiej sekcji odnośnie przekazu reklamowego powinniśmy jak najdokładniej przedstawić wizje reklamy tj. jej formę i kanały dystrybucji, przekaz czy zamysł i cel reklamy. Dzięki temu będzie ona stworzona dokładnie pod nasze wymagania. W trzeciej ostatniej sekcji warto dodawać wszystkie informacje o samej kampanii reklamowej i jej parametrach, które również są bardzo ważne. Będą to z pewnością informacje o grupie docelowej, do której chcemy dotrzeć czy harmonogram i budżet kampanii. Harmonogram, warto podawać w możliwie jak najkrótszych terminach, aby w razie niepowodzenia mieć czas na reakcję. Na końcu briefu możemy dodać załączniki, dodatkowe elementy czy dłuższe opisy tekstowe, aby nie wprowadzały zamieszania publikowane wraz z danymi.
Porada: Przy elementach, które wyszczególniamy, warto również zamieścić informację o tym czy mogą być one zmienione, a jeśli tak to w jakim zakresie lub jeśli nie ma takiej opcji, iż muszą pozostać niezmienne. Dzięki temu agencja marketingowa będzie miała dużo większe pole manewru i będziemy mogli elastycznie zarządzać tworzeniem reklamy.
Forma briefu
Jeśli wiemy już co mamy umieścić w briefie, warto również poznać wszystkie informacje na temat jego formy. Z pewnością brief powinien mieć skrótową i treściwą formę. Jest to dokument techniczny, a więc nie wymagana jest ponadprzeciętna estetyka, a jedynie taka, aby dokument był czytelny. Warto zatem umieszczać wszystkie informacje w możliwie jak najkrótszych danych. Warto też zrezygnować z części opisowych lub przesunąć je na koniec do sekcji uwag. Możemy również formatować tekst tak, aby był bardziej czytelny. Wszystkie najważniejsze dane warto podkreślić lub użyć odpowiedniej czcionki. Dobrym pomysłem jest tworzenie jak najkrótszych dokumentów, aby te mogły być używane komfortowo.